In the making of Budeco beschrijven we hoe Budeco zich ontwikkelt, waar we tegenaan lopen, welke keuzes we maken, en wat we ervan leren. De vorige keer, ging het vooral over klanten en business development. Deze keer blikken we kort terug op 2010 en besteden we vooral aandacht aan de organisatie en de ondersteuning / tooling daarvan.

Een korte terugblik op 2010

2010 Was het eerste volledige jaar van Budeco en we kijken met voldoening terug. De eerste helft van 2010 stond nog grotendeels in het teken van investeren en ontwikkelen. Vanaf mei (dus bijna driekwart jaar nadat we zijn begonnen) begonnen we de eerste resultaten van onze inspanningen te zien in de vorm van een duidelijk toenemend aantal offerteverzoeken en opdrachten. In het najaar van 2010 was onze maandelijkse omzet bijna drie keer zo groot als in de eerste helft van 2010 en uiteindelijk hebben we ons budget met bijna 25% overtroffen.

Dat betekent niet dat we het ervan kunnen nemen, in tegendeel, maar wel dat we kunnen groeien! Het opmerkelijkste moment in 2010 was daarom waarschijnlijk wel dat we Maartje Mikx als business developer in dienst konden nemen. Voor onze Zweedse klant Comaea werkten we al met haar samen, maar nu werken we met z’n drieën ook aan de verdere uitbouw van Budeco.

De omzet was mooi verdeeld over wat grotere en wat kleinere klanten en over verschillende activiteiten. Ongeveer 45% van de inkomsten realiseerden we met business development voor klanten, 25% met trainingen -vooral op het gebied van social media-, ongeveer 15% met Quickstart, en de rest met overige werkzaamheden. Er komt al een duidelijke lijn in wat we aan het doen zijn.

Ons grootste zakelijke leermoment is geweest dat een mondeling contract en zelfs een referte daaraan per email nog geen echt contract is. Maar goed, dat wisten we eigenlijk wel, maar dat staat weer wat scherper op het netvlies nu. Alles bij elkaar is 2010 een mooi jaar geweest en zijn de vooruitzichten voor 2011 ook heel goed.

Organisatieontwikkeling / ondersteuning en tooling

We hebben steeds gezegd dat we Budeco graag lean en mean willen opzetten. Het moet vanaf het begin een professionele organisatie zijn, met kwaliteit hoog in het vaandel en daar willen we zo min mogelijk concessies aan doen. Tegelijkertijd willen we nogal wat en we willen geen IT-afdeling oprichten. Sterker nog, we willen helemaal geen software lokaal ‘draaien’ want voor je het weet heb je toch een IT-afdeling.

Vanaf het begin kregen we veel vragen en positieve reacties op dit onderdeel. Daarom zetten we deze keer alle keuzes die we hebben gemaakt kort en bondig op een rij. Disclaimer: voor sommige tools bevat de link een zogenaamde referral code, waardoor -mocht die leiden tot nieuwe gebruikers- wij een aanbrengfee krijgen. In de meeste gevallen extra gebruikersruimte, in sommige gevallen korting op de rekening.

Mail en agenda

Voor onze mail en (gezamenlijke) agenda’s gebruiken we Google Apps. Daarmee hebben we mailafhandeling op ons eigen domein (budeco.nl), 25 Gigabyte per gebruiker opslagruimte, continue synchronisatie op desktops en mobiel, bijgewerkte en gedeelde agenda’s. Werkt ook prima met zowel Apple als Windows, iPhone en Android!

Kosten met drie medewerkers: € 120,- per jaar

Website

Het grootste deel van onze websites draait bij Dreamhost. Daar heb je een website met alle voorzieningen die we nodig hebben en nog veel meer, onbeperkte opslag en onbeperkt dataverkeer. We vinden op dit moment dat de site wat te traag is en gaan waarschijnlijk toch over naar hosting in Nederland. Kosten tot nu toe: $110,- per jaar.

Onze website is gebouwd in WordPress, een open source platform om sites mee te ontwikkelen. Een groot voordeel is dat er door duizenden mensen aan wordt ontwikkeld en dat er steeds meer en betere plug-ins komen voor allerlei functionaliteit. Om net wat meer uitstraling te krijgen hebben we een template gekocht. Kosten voor de website tot nu toe: € 32,- (de template).

E-zine

E-zines versturen we 4 tot 6 keer per jaar met MailChimp. Met MailChimp kan je van elke e-zine real time volgen wat de open-rate is (hoeveel mensen hebben de mail gelezen), de click-rate (hoeveel mensen hebben geklikt op een van de onderwerpen uit de e-zine), en krijg je rapportages over alles wat belangrijk is om te weten. Bovendien werkt het mooi samen met ons CRM systeem en social networks als Twitter en Facebook en integreert het de resultaten daarvan ook. Kosten: $30 dollar per maand, onbeperkt e-zines sturen naar maximaal 2500 mensen. Wij zitten iets boven de 1200 dus we hebben nog even te gaan.

Ook altijd een heel gedoe: goede informatie over het bezoek op je website. Er zijn gratis pakketjes die een hoop nadelen hebben, we gebruiken Google Analytics, maar we vullen het aan met Woopra. Woopra geeft heel overzichtelijk inzicht in het bezoek op www.budeco.nl. Zelfs real-time. Kosten: 0 euro.

Telefoon!

We wilden nog een bedrijfstelefooncentrale hebben, maar dan zonder de fysieke centrale. Uiteraard hebben we een virtuele oplossing gevonden: ereceptionist.nl. Als u ons belt op ons nummer 0844 305 901 krijgt u een net keuzemenu dat u helpt doorverbinden naar de Budeco collega van uw keuze. Als we even druk zijn met een klant kunt u een berichtje inspreken dat wij dan direct per sms en e-mail doorgestuurd krijgen, dus langer dan een uur hoeft u nooit op onze reactie te wachten! Kosten: normaal € 19,95 per maand, maar we hadden geluk en profiteerden van een aanbieding: € 0,- euro. Dezelfde service regelt overigens ons (heel beperkte) faxverkeer.

CRM

Over de keuze van ons CRM systeem Capsule CRM hebben we al uitgebreid geschreven, dus hier alleen een korte verwijzing en de bevestiging dat CapsuleCRM nog steeds een goede keus is wat ons betreft. Het integreert met Google Apps. Zo kunnen we niet alleen inloggen via Google Apps (single sign on), maar worden ook alle contactgegevens van ons CRM systeem doorgezet naar Google Contacts (wat handig is voor het synchroniseren van onze relaties naar laptops en smartphones). Ook integreert het standaard met MailChimp, ons e-zine verzendsysteem. Kosten: £ 24,- per maand.

Facturen en financiële administratie

We zijn begonnen met een schoenendoos en facturen in Word maar eigenlijk werd dat al snel te onhandig. Niet in de laatste plaats omdat onze kracht ook zit in erkennen waar we niet goed in zijn en administratie hoort daarbij. Dan kan je maar beter heel duidelijke afspraken maken en vastleggen en zorgen dat je optimaal gefaciliteerd wordt, zodat wij ons kunnen focussen op waar wij goed in zijn. In overleg met onze boekhouder Roman Accountants hebben we gekozen voor Exact Online en meteen het uitgebreide pakket, zodat we ook facturen kunnen aanmaken. Gekoppeld aan onze bankrekeningen via Rabobank Internetbankieren Professional, zodat we altijd een up-to-date overzicht hebben. Dit is de grootste kostenpost voor ons: € 59,- per maand.

Om onkosten(declaraties) netjes bij te houden en daar zo min mogelijk werk aan te hebben, werken we sinds kort met Expensify. Een handige online tool waarmee we met de App op onze smartphone foto’s kunnen nemen van de bonnetjes die we krijgen en die samen met evt. andere onkosten kunnen indienen. Er worden automatisch rapporten gegenereerd, je kunt policies vaststellen en het systeem houdt bij wanneer er iets moet gebeuren. Kosten: vanaf de derde gebruiker € 5,- per maand.

Samenwerken

We hebben de ideale oplossing gevonden voor het feit dat we wel een soort van ‘bedrijfsnetwerk’ willen hebben, maar geen hardware (geen server): Dropbox. Dropbox zorgt ervoor dat de gebruikers mapjes krijgt in de normale filestructuur op hun computer(s). Alle gedeelde files staan lokaal én op de servers van Dropbox. Zodra iemand een bestand toevoegt wordt die zo snel mogelijk verdeeld over alle gebruikers. Als gebruiker heb je de ervaring alsof je ‘op de server’ zit te werken. Ideaal, inclusief backups, terugzetmogelijkheden van oudere versies van bestanden en goed beveiligd: het draait op de S3 services (de ‘cloudservice’ van Amazon. Kosten: tot nu toe gratis, maar boven 3 Gigabyte $100,- per jaar per gebruiker. Oh ja, het werkt ook op je smartphone met iPhone / Android app!

Voor het delen van ideeën, foto’s, favorites / websites, gebruiken we sinds kort Evernote. Zie je op je telefoon een tweet met een link naar een interssante webpagina, dan voeg je die met 1 klik toe aan de Evernote map waar die in hoort, en hebben alle gebruikers er toegang toe. Pas een paar weken in gebruik, maar het lijkt nuttig. Kosten: $45,- per jaar.

Wachtwoorden

Niet onbelangrijk met al die on-line applicaties. Dan wil je veilige wachtwoorden gebruiken die je niet hoeft te onthouden en bovendien: altijd tot je beschikking hebt (want dat is juist zo fijn van online applicaties: je kunt ze altijd en overal gebruiken). Voor het aanmaken en beheren van onze wachtwoorden gebruiken we Clipperz. We maken vreselijke wachtwoorden, zoals )(#%IJT$@{)_J#@$Jlkj;lasdjr maar dat maakt niet uit, want vanuit Clipperz loggen we direct in op de applicatie die we nodig hebben! Kosten: € 0,-