Veel organisaties vragen zich af wat ze allemaal wel en niet met sociale media willen doen. Hoe kunnen we profiteren van de kracht van Twitter, Linkedin of Facebook? Hoe kunnen we onze medewerkers mobiliseren om hun netwerk in te zetten voor zakelijke doelstellingen? Maar ook: moeten en kunnen we voorkomen dat medewerkers onze organisatie op een negatieve manier online aanwezig zijn?

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om het zakelijk en privé gebruik van social media te regelen in een social media policy of beleid. Soms is het beleid erop gericht mogelijke negatieve situaties te voorkomen, steeds vaker is het juist gericht op positieve mogelijkheden. Om maximaal te profiteren van de vele mogelijkheden van social media kan onderdeel van het beleid zijn om medewerkers aan te moedigen, te stimuleren en te ondersteunen bij het gebruik.

De naamgeving verschilt nogal: van protocol, gedragscode of reglementen tot meer stimulerende benamingen als: ways of working, tips of uitgangspunten. Of u daadwerkelijk een social media policy nodig heeft is afhankelijk van uw situatie, omvang en doelstellingen. Maar mocht u er een willen realiseren dan zijn er ruwweg drie manieren.

1. gebruik een generator
2. gebruik voorbeelden van andere organisaties
3. schrijf zelf een policy.

Natuurlijk kunnen bovenstaande manieren ook worden gecombineerd.

Social Media Policy Generatoren

In de US wordt vaak gebruik gemaakt van deze generator. Bij Budeco hebben wij een alternatief gemaakt voor het Nederlandse taalgebied. De social media policy generator kan met het beantwoorden van slecht 5 vragen uw eigen policy genereren. Deze kunt u naar eigen inzicht verder aanpassen, verspreiden en toepassen. Zonder kosten, maar liefst natuurlijk wel met feedback over uw ervaring met het toepassen van de gegenereerde gedragscode: http://www.budeco.nl/social-media-policy-generator/

Voorbeelden social media gedragscodes

Op zoek naar voorbeelden? Veel organisaties hebben hun social media policy openbaar gemaakt.
Goede voorbeelden zijn:

• De social media policy van Coca Cola en
• De blog guidelines van IBM

Een interessant Nederlands voorbeeld is CNV. Niet alleen de gedragscode is beschikbaar, maar ook is op verschillende plekken gediscussieerd over de daadwerkelijk bedoelingen en toepassing.
Meer inspiratie nodig? op Social media governance vindt u meer dan 150 voorbeelden.

Zelf aan de slag?

5 Tips voor het opstellen van een social media beleid:

1. Niet alles kan eenduidig worden vastgelegd. Er blijven altijd dilemma’s en twijfelgevallen. Maak de doelstellingen die de organisatie wil bereiken met social media expliciet, ook als nog niet bekend is hoe dat bereikt kan worden.
2. Betrek niet alleen de formeel verantwoordelijke afdelingen bij het opstellen, maar juist ook de individuele medewerkers.
3. Sluit aan bij of verwijs naar reeds bestaande afspraken, bijvoorbeeld zoals al opgenomen in de arbeidsovereenkomst of reglementen.
4. Je hoeft het wiel vaak niet opnieuw uit te vinden, laat je stimuleren door de voorbeelden van andere organisaties.
5. Raadpleeg daar waar nodig externe deskundige(n) met ervaring op betreffende gebieden, denk aan: social media, jurdische zaken en HR

Dit artikel verscheen eerder op de site ManagementPractice.nl maakt onderdeel uit van een serie over social media. Eerder verscheen het artikel: Wie is verantwoordelijk voor social media?