Sogyo neemt elke maand circa 3 tot 6 nieuwe mensen aan. Deze nieuwe collega’s willen we graag (beter) leren kennen. Daarnaast kunnen we het feit dat ze nieuw zijn, prima gebruiken om hen als ‘buitenstaander’ naar onze organisatie te laten kijken, wat ons regelmatig nuttige tips oplevert waarmee wij ons voordeel kunnen doen. Om beide doelstellingen te bereiken, organiseren we regelmatig een sessie met de directie. Ik – als organisator van deze sessies – ervaar ze als zeer nuttig, leuk en interessant. Daarom onthul ik graag wat en hoe we een en ander doen.

De sessies bestaan uit twee onderdelen.
Onderdeel 1 is bedoeld om mensen beter te leren kennen:
Na de ijsbrekende standaardvragen (zoals “hoe heet je”, “wanneer en waar ben je geboren”, “welke studie heb je waar gedaan –en waarom” en “wat is je achtergrond”) is het tijd om het spannender te maken. Elke deelnemers krijgt de opdracht een vraag te bedenken die iedereen moet beantwoorden. Omdat we de sessie meestal begrenzen tot 8 mensen (6 nieuwe collega’s en 2 directieleden), komt daarme het totaal aantal bedachte vragen op 12. Vervolgens beantwoordt elke deelnemer de verschillende vragen op een flap en presenteert zijn antwoorden.

Na de lunch is het tijd voor onderdeel 2:
We verdelen de deelnemers in twee groepen. Beide groepen krijgen dezelfde vraag voorgeschoteld: “Stel dat je op de stoel van de directie zit. Welke drie zaken zou je dan veranderen en welke drie zaken zou je absoluut nooit veranderen?
De laatste vraag heeft altijd betrekking op een uitdaging die Sogyo/ons bedrijf op dat moment heeft, waarbij we per groep de drie beste ideeën willen horen. Bijvoorbeeld: “hoe zorgen we ervoor dat we volgende maand weer zes nieuwe collega’s rond deze tafel hebben zitten?”
Deze relatief makkelijk te organiseren sessies geven ons elke keer weer veel inzicht. De uitkomsten zijn tot nu toe altijd divers: van compleet nieuwe verbeterpunten (die soms ook nog eenvoudig zijn op te lossen) tot ideeen over een betere communicatie of aandacht voor zaken die ons zelf niet meer opvielen. Alles wat we gelijk kunnen en willen oplossen aan de verbeter-kant doen we. Daarnaast krijgen we bij de vraag mee te denken met een actuele uitdaging vaak prima inzichten, nieuwe ideeën en/of bevestiging van de juistheid van de door ons ingeslagen weg. En tenslotte (en dat is ook een belangrijk punt) geeft het onze nieuwe collega’s direct al het bewijs dat zij gewaardeerd worden om hun input en volledig meedraaien en doen in de toekomst van Sogyo.

Deze posting verscheen eerder op EmploIT.nl