Veel organisaties vragen zich af wat ze allemaal wel en niet met sociale media willen doen. Hoe kunnen we profiteren van de kracht van Twitter, Linkedin of Facebook? Hoe kunnen we onze medewerkers mobiliseren om hun netwerk in te zetten voor zakelijke doelstellingen? Maar ook: moeten en kunnen we voorkomen dat medewerkers onze organisatie op een negatieve manier online aanwezig zijn?

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om het zakelijk en privé gebruik van social media te regelen in een social media policy of beleid. Soms is het beleid erop gericht mogelijke negatieve situaties te voorkomen, steeds vaker is het juist gericht op positieve mogelijkheden. Om maximaal te profiteren van de vele mogelijkheden van social media kan onderdeel van het beleid zijn om medewerkers aan te moedigen, te stimuleren en te ondersteunen bij het gebruik.

De naamgeving verschilt nogal: van protocol, gedragscode of reglementen tot meer stimulerende benamingen als: ways of working, tips of uitgangspunten. Of u daadwerkelijk een social media policy nodig heeft is afhankelijk van uw situatie, omvang en doelstellingen. Maar mocht u er een willen realiseren dan zijn er ruwweg drie manieren.

1. gebruik een generator
2. gebruik voorbeelden van andere organisaties
3. schrijf zelf een policy.

Natuurlijk kunnen bovenstaande manieren ook worden gecombineerd.

Social Media Policy Generatoren

In de US wordt vaak gebruik gemaakt van deze generator. Bij Budeco hebben wij een alternatief gemaakt voor het Nederlandse taalgebied. De social media policy generator kan met het beantwoorden van slecht 5 vragen uw eigen policy genereren. Deze kunt u naar eigen inzicht verder aanpassen, verspreiden en toepassen. Zonder kosten, maar liefst natuurlijk wel met feedback over uw ervaring met het toepassen van de gegenereerde gedragscode: http://www.budeco.nl/social-media-policy-generator/

Voorbeelden social media gedragscodes

Op zoek naar voorbeelden? Veel organisaties hebben hun social media policy openbaar gemaakt.
Goede voorbeelden zijn:

• De social media policy van Coca Cola en
• De blog guidelines van IBM

Een interessant Nederlands voorbeeld is CNV. Niet alleen de gedragscode is beschikbaar, maar ook is op verschillende plekken gediscussieerd over de daadwerkelijk bedoelingen en toepassing.
Meer inspiratie nodig? op Social media governance vindt u meer dan 150 voorbeelden.

Zelf aan de slag?

5 Tips voor het opstellen van een social media beleid:

1. Niet alles kan eenduidig worden vastgelegd. Er blijven altijd dilemma’s en twijfelgevallen. Maak de doelstellingen die de organisatie wil bereiken met social media expliciet, ook als nog niet bekend is hoe dat bereikt kan worden.
2. Betrek niet alleen de formeel verantwoordelijke afdelingen bij het opstellen, maar juist ook de individuele medewerkers.
3. Sluit aan bij of verwijs naar reeds bestaande afspraken, bijvoorbeeld zoals al opgenomen in de arbeidsovereenkomst of reglementen.
4. Je hoeft het wiel vaak niet opnieuw uit te vinden, laat je stimuleren door de voorbeelden van andere organisaties.
5. Raadpleeg daar waar nodig externe deskundige(n) met ervaring op betreffende gebieden, denk aan: social media, jurdische zaken en HR

Dit artikel verscheen eerder op de site ManagementPractice.nl maakt onderdeel uit van een serie over social media. Eerder verscheen het artikel: Wie is verantwoordelijk voor social media?

Regelmatig krijgen we bij Budeco de vraag om organisaties (tijdelijk) te helpen met social media. Op managementpractice.nl deel ik een aantal van de belangrijkste learnings. Deze zullen ook verschijnen op verdoold.com. In deel 1: wie is verantwoordelijk voor social media?

Vooraf:
Social media is een containerbegrip. Doordat het niet scherp te definiëren valt, zijn er ook nogal veel waarheden. Start het liefst met wat je er nu eigenlijk onder verstaat of wilt verstaan. Zie je het als middel/tool? Of is het een uitvloeisel van een paradigma shift waarbij transparantie, accountability en authenticiteit leidend moeten worden in de organisatie, om maar eens wat verdedigbare voorbeelden te noemen.
Kortom: heel makkelijk om het (te) groot, relevant, maar lastig bestuurbaar te maken. Maar ook heel eenvoudig om het (te) klein te maken en daarmee makkelijker bestuurbaar, maar te veel gericht op het middel.

Als je start met wat je uitgangspunten zijn en wat je wilt bereiken en daar je eigen context bij optelt, kan je beter onderbouwde keuzes maken bij de inrichting van de organisatie. Er is geen standaard aanpak. Wel kan je natuurlijk profiteren van de verschillende geleerde lessen en goede voorbeelden.

Bij Budeco begeleiden we op dit moment meerdere organisaties met social media. Denk daarbij aan coaching en opleidingen voor directie, management en medewerkers, facilitatie van workshops door de gehele organisatie, maar bijvoorbeeld ook aan (hulp bij) de realisatie en evaluatie van de plannen en acties.
Op dit moment wordt vrij vaak gekozen voor een aparte persoon, afdeling of team om de kar te trekken. Niet dat dat enige en altijd de beste manier is, maar het is wel vaak een goede stap gezien de doelstellingen en uitgangspunten. We geloven er wel in dat op langere termijn het succes van social media ligt in het daadwerkelijk inbedden in de staande organisaties.

Bent u verantwoordelijk voor social media binnen uw organisatie en wilt u samen met andere verantwoordelijken uw kennis verdiepen en ervaringen uitwisselen? Neem dan contact op met Budeco via info@budeco.nl en we nodigen u graag uit voor de eerste volgende ronde tafel.

In the making of Budeco beschrijven we hoe Budeco zich ontwikkelt, waar we tegenaan lopen, welke keuzes we maken, en wat we ervan leren. De vorige keer, ging het vooral over klanten en business development. Deze keer blikken we kort terug op 2010 en besteden we vooral aandacht aan de organisatie en de ondersteuning / tooling daarvan.

Een korte terugblik op 2010

2010 Was het eerste volledige jaar van Budeco en we kijken met voldoening terug. De eerste helft van 2010 stond nog grotendeels in het teken van investeren en ontwikkelen. Vanaf mei (dus bijna driekwart jaar nadat we zijn begonnen) begonnen we de eerste resultaten van onze inspanningen te zien in de vorm van een duidelijk toenemend aantal offerteverzoeken en opdrachten. In het najaar van 2010 was onze maandelijkse omzet bijna drie keer zo groot als in de eerste helft van 2010 en uiteindelijk hebben we ons budget met bijna 25% overtroffen.

Dat betekent niet dat we het ervan kunnen nemen, in tegendeel, maar wel dat we kunnen groeien! Het opmerkelijkste moment in 2010 was daarom waarschijnlijk wel dat we Maartje Mikx als business developer in dienst konden nemen. Voor onze Zweedse klant Comaea werkten we al met haar samen, maar nu werken we met z’n drieën ook aan de verdere uitbouw van Budeco.

De omzet was mooi verdeeld over wat grotere en wat kleinere klanten en over verschillende activiteiten. Ongeveer 45% van de inkomsten realiseerden we met business development voor klanten, 25% met trainingen -vooral op het gebied van social media-, ongeveer 15% met Quickstart, en de rest met overige werkzaamheden. Er komt al een duidelijke lijn in wat we aan het doen zijn.

Ons grootste zakelijke leermoment is geweest dat een mondeling contract en zelfs een referte daaraan per email nog geen echt contract is. Maar goed, dat wisten we eigenlijk wel, maar dat staat weer wat scherper op het netvlies nu. Alles bij elkaar is 2010 een mooi jaar geweest en zijn de vooruitzichten voor 2011 ook heel goed.

Organisatieontwikkeling / ondersteuning en tooling

We hebben steeds gezegd dat we Budeco graag lean en mean willen opzetten. Het moet vanaf het begin een professionele organisatie zijn, met kwaliteit hoog in het vaandel en daar willen we zo min mogelijk concessies aan doen. Tegelijkertijd willen we nogal wat en we willen geen IT-afdeling oprichten. Sterker nog, we willen helemaal geen software lokaal ‘draaien’ want voor je het weet heb je toch een IT-afdeling.

Vanaf het begin kregen we veel vragen en positieve reacties op dit onderdeel. Daarom zetten we deze keer alle keuzes die we hebben gemaakt kort en bondig op een rij. Disclaimer: voor sommige tools bevat de link een zogenaamde referral code, waardoor -mocht die leiden tot nieuwe gebruikers- wij een aanbrengfee krijgen. In de meeste gevallen extra gebruikersruimte, in sommige gevallen korting op de rekening.

Mail en agenda

Voor onze mail en (gezamenlijke) agenda’s gebruiken we Google Apps. Daarmee hebben we mailafhandeling op ons eigen domein (budeco.nl), 25 Gigabyte per gebruiker opslagruimte, continue synchronisatie op desktops en mobiel, bijgewerkte en gedeelde agenda’s. Werkt ook prima met zowel Apple als Windows, iPhone en Android!

Kosten met drie medewerkers: € 120,- per jaar

Website

Het grootste deel van onze websites draait bij Dreamhost. Daar heb je een website met alle voorzieningen die we nodig hebben en nog veel meer, onbeperkte opslag en onbeperkt dataverkeer. We vinden op dit moment dat de site wat te traag is en gaan waarschijnlijk toch over naar hosting in Nederland. Kosten tot nu toe: $110,- per jaar.

Onze website is gebouwd in WordPress, een open source platform om sites mee te ontwikkelen. Een groot voordeel is dat er door duizenden mensen aan wordt ontwikkeld en dat er steeds meer en betere plug-ins komen voor allerlei functionaliteit. Om net wat meer uitstraling te krijgen hebben we een template gekocht. Kosten voor de website tot nu toe: € 32,- (de template).

E-zine

E-zines versturen we 4 tot 6 keer per jaar met MailChimp. Met MailChimp kan je van elke e-zine real time volgen wat de open-rate is (hoeveel mensen hebben de mail gelezen), de click-rate (hoeveel mensen hebben geklikt op een van de onderwerpen uit de e-zine), en krijg je rapportages over alles wat belangrijk is om te weten. Bovendien werkt het mooi samen met ons CRM systeem en social networks als Twitter en Facebook en integreert het de resultaten daarvan ook. Kosten: $30 dollar per maand, onbeperkt e-zines sturen naar maximaal 2500 mensen. Wij zitten iets boven de 1200 dus we hebben nog even te gaan.

Ook altijd een heel gedoe: goede informatie over het bezoek op je website. Er zijn gratis pakketjes die een hoop nadelen hebben, we gebruiken Google Analytics, maar we vullen het aan met Woopra. Woopra geeft heel overzichtelijk inzicht in het bezoek op www.budeco.nl. Zelfs real-time. Kosten: 0 euro.

Telefoon!

We wilden nog een bedrijfstelefooncentrale hebben, maar dan zonder de fysieke centrale. Uiteraard hebben we een virtuele oplossing gevonden: ereceptionist.nl. Als u ons belt op ons nummer 0844 305 901 krijgt u een net keuzemenu dat u helpt doorverbinden naar de Budeco collega van uw keuze. Als we even druk zijn met een klant kunt u een berichtje inspreken dat wij dan direct per sms en e-mail doorgestuurd krijgen, dus langer dan een uur hoeft u nooit op onze reactie te wachten! Kosten: normaal € 19,95 per maand, maar we hadden geluk en profiteerden van een aanbieding: € 0,- euro. Dezelfde service regelt overigens ons (heel beperkte) faxverkeer.

CRM

Over de keuze van ons CRM systeem Capsule CRM hebben we al uitgebreid geschreven, dus hier alleen een korte verwijzing en de bevestiging dat CapsuleCRM nog steeds een goede keus is wat ons betreft. Het integreert met Google Apps. Zo kunnen we niet alleen inloggen via Google Apps (single sign on), maar worden ook alle contactgegevens van ons CRM systeem doorgezet naar Google Contacts (wat handig is voor het synchroniseren van onze relaties naar laptops en smartphones). Ook integreert het standaard met MailChimp, ons e-zine verzendsysteem. Kosten: £ 24,- per maand.

Facturen en financiële administratie

We zijn begonnen met een schoenendoos en facturen in Word maar eigenlijk werd dat al snel te onhandig. Niet in de laatste plaats omdat onze kracht ook zit in erkennen waar we niet goed in zijn en administratie hoort daarbij. Dan kan je maar beter heel duidelijke afspraken maken en vastleggen en zorgen dat je optimaal gefaciliteerd wordt, zodat wij ons kunnen focussen op waar wij goed in zijn. In overleg met onze boekhouder Roman Accountants hebben we gekozen voor Exact Online en meteen het uitgebreide pakket, zodat we ook facturen kunnen aanmaken. Gekoppeld aan onze bankrekeningen via Rabobank Internetbankieren Professional, zodat we altijd een up-to-date overzicht hebben. Dit is de grootste kostenpost voor ons: € 59,- per maand.

Om onkosten(declaraties) netjes bij te houden en daar zo min mogelijk werk aan te hebben, werken we sinds kort met Expensify. Een handige online tool waarmee we met de App op onze smartphone foto’s kunnen nemen van de bonnetjes die we krijgen en die samen met evt. andere onkosten kunnen indienen. Er worden automatisch rapporten gegenereerd, je kunt policies vaststellen en het systeem houdt bij wanneer er iets moet gebeuren. Kosten: vanaf de derde gebruiker € 5,- per maand.

Samenwerken

We hebben de ideale oplossing gevonden voor het feit dat we wel een soort van ‘bedrijfsnetwerk’ willen hebben, maar geen hardware (geen server): Dropbox. Dropbox zorgt ervoor dat de gebruikers mapjes krijgt in de normale filestructuur op hun computer(s). Alle gedeelde files staan lokaal én op de servers van Dropbox. Zodra iemand een bestand toevoegt wordt die zo snel mogelijk verdeeld over alle gebruikers. Als gebruiker heb je de ervaring alsof je ‘op de server’ zit te werken. Ideaal, inclusief backups, terugzetmogelijkheden van oudere versies van bestanden en goed beveiligd: het draait op de S3 services (de ‘cloudservice’ van Amazon. Kosten: tot nu toe gratis, maar boven 3 Gigabyte $100,- per jaar per gebruiker. Oh ja, het werkt ook op je smartphone met iPhone / Android app!

Voor het delen van ideeën, foto’s, favorites / websites, gebruiken we sinds kort Evernote. Zie je op je telefoon een tweet met een link naar een interssante webpagina, dan voeg je die met 1 klik toe aan de Evernote map waar die in hoort, en hebben alle gebruikers er toegang toe. Pas een paar weken in gebruik, maar het lijkt nuttig. Kosten: $45,- per jaar.

Wachtwoorden

Niet onbelangrijk met al die on-line applicaties. Dan wil je veilige wachtwoorden gebruiken die je niet hoeft te onthouden en bovendien: altijd tot je beschikking hebt (want dat is juist zo fijn van online applicaties: je kunt ze altijd en overal gebruiken). Voor het aanmaken en beheren van onze wachtwoorden gebruiken we Clipperz. We maken vreselijke wachtwoorden, zoals )(#%IJT$@{)_J#@$Jlkj;lasdjr maar dat maakt niet uit, want vanuit Clipperz loggen we direct in op de applicatie die we nodig hebben! Kosten: € 0,-

Op onze website: Budeco.nl geven we onder het kopje: Budeco, the making of, regelmatig een inkijkje in hoe het met Budeco gaat, wat gaat goed? wat kan beter? waar gaan we naartoe?  De vorige keer hebben we beloofd wat meer te vertellen over onze business en ook over wat we doen om die te krijgen. Want tja, als je pretendeert je klanten te kunnen helpen met hun business dan is het natuurlijk wel handig als je zelf ook wat kan laten zien en gelukkig kunnen we dat.

Bij onze cursus Business Development met Social Media vertellen we dat er 3 belangrijke elementen te onderscheiden zijn als je analyseert wat er aan het veranderen is: Transparantie, Accountability en Authenticiteit. Transparantie is iets wat de markt vraagt, maar wat door social media ook veel makkelijker mogelijk (of noodzakelijker?) is dan daarvoor, accountability vraagt om staan voor je zaak en practice what you preach. Authenticiteit is lastig te leren, maar wij geloven dat hoe meer je –ook als bedrijf- een eigen karakter hebt en dat laat zien naar je omgeving, je kans op succes groter wordt.

Transparantie

Waarvan acte. Vanaf het begin beschrijven we volledig open hoe het gaat met de ontwikkeling van Budeco. Het zou natuurlijk altijd nog uitgebreider en vaker kunnen, maar ja tijd en capaciteit spelen ook een rol. Budeco, the making of is vanaf het begin ook met afstand het meest gelezen onderwerp uit onze nieuwsbrieven en een van de bestgelezen op de website. En we krijgen er ook veel voornamelijk positieve reacties op. Toen we in februari van dit jaar een online CRM systeem selecteerden (en dat deden we serieus, we hebben er ruim 50 uur aan besteed), was het eigenlijk ook logisch dat we dat proces dan ook maar zouden beschrijven en op de website zouden plaatsen. Dat kostte nog een paar uur, dus een relatief beperkte investering die naar blijkt wordt gewaardeerd, want inmiddels lazen honderden mensen uit binnen- en buitenland ons verslag. De Engelstalige versie hebben we professioneel laten vertalen (door Busitext). Dat kostte iets meer dan 200 euro, voor ons de moeite waard, want we worden nu vanuit de hele wereld gevonden en het is een duidelijke versterking van ons inhoudelijk profiel. Dat bleek helemaal toen we vorige week werden gevraagd een key-note te verzorgen over social media op een themadag over social crm, een mooie combinatie van een van onze expertisegebieden en onze praktische ervaring die alleen maar zichtbaar kon zijn voor de buitenwereld doordat we transparant zijn.

Reclame

In het begin gaven we best veel geld uit aan Google Adwords advertenties (ongeveer € 500,- per maand) en was dat de voornaamste leverancier van bezoekers op onze site en vooral gericht op de promotie van onze open training. Inmiddels hebben we het budget gehalveerd en trekken we meer en meer bezoekers met de content van onze site. Transparantie leidt er dus toe dat onze website interessant wordt gevonden en we zien het aantal bezoekers gestaag stijgen. Als je nu in Nederland met Google zoekt op ‘business development’, toch de kern van ons bedrijf, staan we op plaats 19 (van de 477 miljoen (!) resultaten en we stijgen nog steeds). Als je zoekt op ‘cursus business development’ staan we al op plaats 5 (van de 106 miljoen resultaten).

Schaal

Vanaf het begin proberen we er alert op te zijn dat we tijd en ruimte en geestkracht overhouden om aandacht te kunnen blijven houden voor hoe en waar Budeco moet en kan verbeteren en groeien. Daarom proberen we ook anderen te betrekken bij het werk dat we doen; in eerste instantie Maartje Mikx die we inhuurden en sinds kort zelfs in dienst hebben kunnen nemen. Al snel merkten we dat we erbij gebaat zouden zijn als we ideeën die we hebben ook snel visueel zouden kunnen vertalen. Daarom hebben we een stagiair gezocht en gevonden:

Van links naar rechts en boven naar beneden: Wilco Verdoold, Maartje Mikx, Marco Frijlink, Simon Vreeman en Vasco Christiaanse

Vasco Christiaanse van het Grafisch Lyceum Utrecht. Niet alleen heeft hij ons geholpen met het maken van prachtig promotiemateriaal en websites, maar ook geeft hij ons de mogelijkheid in ons klantcontact onze dienstverlening breder neer te zetten.

Deze eerste stagiair (die inmiddels ook zijn tweede stage bij ons loopt) beviel zo goed, dat we het aandurfden er nog een te nemen. Per 1 september versterkt student technische bedrijfskunde Simon Vreeman ons team. Simons kennis- en interessegebieden sluiten naadloos aan bij Budeco. Zo heeft heeft hij kennis van social media, social CRM, enterprise 2.0, search engine optimalisatie en WordPress. Zijn stageopdracht bestaat eruit ons Quickstart aanbod operational excellent te maken (volgens het Value disciplines model van Treacy en Wiersema”), zowel qua techniek als qua processen. Maar ondertussen hebben we er ook gewoon 2 man bij meedraaien in onze projecten en dat is op ons totaal van (sinds kort) 3 medewerkers een flinke toevoeging!

Accountability

Transparantie dwingt al bijna automatisch voor een deel af dat we ook aanspreekbaar zijn op wat we doen en de keuzes die we maken. Zo kwamen we bij twee klanten in de positie dat we een toeleverancier (een softwarebouwer) moesten selecteren. In dat wereldje wordt nogal eens met aanbrengfees en percentages gewerkt. Wij hebben ervoor gekozen er niet ‘tussen te gaan zitten’ en dit helder naar beide partijen te communiceren. Op deze manier blijft onze positie helder en kunnen wij onze verantwoordelijkheid naar onze klant nemen zonder dat daar enige lucht tussen komt.

Een andere manier waarop we invulling geven aan onze bereidheid aangesproken te worden op de resultaten die we leveren, is het Business Development Abonnement. Je betaalt elke maand abonnementsgeld, maar als je vindt dat we een keer geen toegevoegde waarde hebben geleverd, dan mag je de rekening terugsturen en krijg je per omgaande een credit factuur. Als dat gebeurt blijven we even goede vrienden. Sterker nog, we voelen ons aangespoord om nog harder na te denken over wat we kunnen bijdragen aan uw business. Accountability to billability.

Next time in the making of:

Vragenuur! We beantwoorden de vragen die we krijgen in reactie op dit artikel. Dus wilt u wat weten over onze bedrijfsvoering, onze plannen, onze marktanalyse? Laat het horen en we geven de volgende keer antwoord!

Steeds vaker zie je in filmpjes gebruik gemaakt worden van Google en andere sites om uit leggen wie je bent, je bedrijf te introduceren, een punt te maken of een glimlach op je kijkers hun gezicht te toveren. Wist je al dat het eigenlijk heel eenvoudig is? Met Google Search Stories tik je wat search termen in, selecteer je het type search en Google doet de rest. Hier mijn eerste resultaat.

Hoewel ik in een ver verleden ooit ben opgeleid om radio’s te repareren, heb ik toen al gekozen dat ik het veel leuker vind om radio programma’s te maken. Van begin 2007 tot zomer 2009 maakte ik blogradio voor geeks, de blog bestaat nog: GeekFM.com. GeekFM werd uitgezonden via MidpointFM. Voordat het Midpoint werd, heten het station: Radio Rondevenen. Hier heb ik (met wat pitstops) toch zo’n ruim 15 jaar radio gemaakt denk ik. Toen we eind 2009 een weekend alle jocks hebben teruggevonden, was ik natuurlijk ook van de partij… Echt een virus dat radio maken, denk niet dat het ooit uit mijn bloed gaat….

Onder het kopje Over Business Development gesproken (be)spreek ik namens Budeco regelmatig innovatieve, opvallende en inspirerende personen. Zo spraak ik de vorige keer met Petra de Boevere (het meisje van de slijterij) over het succes van haar sociale media activiteiten. Ditmaal sprak ik met Mariëlle Sijgers over o.a. het innovatieve businessmodel achter Seats2Meet.

Bedrijf: Seats2Meet.com
Wie: Mariëlle Sijgers
Wat: Veranderen de traditionele vergaderwereld, bieden flexibiliteit en verhogen hun marge o.a. door de inzet van technologie
Dus: Stijgende omzet in een neergaande markt met meer dan uitstekende marges

Anders vergaderen

Seats2Meet.com (op twitter afgekort tot #S2M) lijkt regelmatig de plek waar alles gebeurt. Events rond internet, technologie, freelancers, innovatie, netwerken en ongetwijfeld nog vele andere vinden plaats in Seats2Meet. Maar wat maakt deze locatie nu anders dan alle andere vergadercentra in Nederland? Onderscheidt Seats2Meet.com zich ook met de prijs? En kunnen ze daar ook geld mee verdienen?

Ik was te gast bij het vlaggenschip in Utrecht en vroeg Mariëlle Sijgers: wat is dat nu Seats2Meet.com?

Een andere manier van Business Development

Bij Seats2Meet.com geen marketingafdeling, geen advertenties en geen promotiecampagnes.
Ik vroeg Mariëlle Sijgers: Hoe komen nieuwe klanten dan wel bij jullie?

Mindz.com

Seats2Meet.com maakt dankbaar gebruik van hun community van enthousiaste gebruikers. Het werkt volgens Sijgers als geweldige salesforce.
Wilco: Hoe zorgen jullie ervoor dat de boodschap verspreid wordt?

Geld verdienen met Innovatieve Business Modellen

Mariëlle Sijgers en haar compagnon Ronald van den Hoff hebben op het hoofdkantoor in Utrecht een fraai vormgegeven werkplek die ze aanduiden als hun huiskamer. De boekenkast in deze huiskamer is gevuld met recente vakliteratuur. Veel van de boeken zijn een inspiratiebron, maar soms is het andersom en is Seats2Meet.com juist de inspiratiebron voor (een gedeelte van) een boek. Dat laatste is het geval bij het boek Business Model Generation, een must read over nieuwe business modellen. Sijgers wordt hier beschreven – en getekend – als een van de zeven gezichten van Business Model Innovation.

Een succesvol vernieuwend business model: nu rustig blijven zitten en profiteren? Je model beschermen en snel (internationaal) opschalen? Of is het alweer tijd voor een volgende vernieuwing? Ik vroeg: hoe ziet jullie toekomst er uit?

Het faciliteren van ontmoetingen

Dat Mariëlle Sijgers volop in de weer is met de bestaande business en nog meer met nieuwe mogelijkheden in de toekomst werd als snel duidelijk. Budeco vroeg zich af: Wat is het leukste van je werk?

The proof of the pudding is in the eating

Inspirerend om te zien en horen hoe Seats2Meet.com met behulp van technologie en ondernemerschap een nieuw en winstgevend business model heeft neergezet. De ontwikkelingen rond de andere initiatieven zoals Mindz.com en Human Potential blijven we zeker volgen. En daarnaast maken we regelmatig gebruik van de voorzieningen voor het verzorgen van workshops en het ontmoeten van interessante mensen.
Heeft u interesse om samen met Budeco te kijken hoe uw huidige business model kan worden verbeterd? Neem contact met Budeco op voor een kennismaking.

Zoals we onder andere op Twitter beloofd hebben, bieden we graag inzicht in onze eerste stappen om van Budeco een succes te maken. Natuurlijk willen we een moderne organisatie zijn, zonder de ballast die traditionele bedrijven in de loop der jaren opbouwen. Van scratch en dan ook lean and mean. Alleen wat we echt nodig hebben, met gebruikmaking van slimme nieuwe mogelijkheden… Dit keer deel twee

Een korte terugblik

Vorige keer in deel 1 beschreven we de keuzes die we gemaakt hebben om onze organisatie basaal te kunnen laten functioneren. Zijn we nog tevreden met de gemaakte keuzes? Mail en agenda altijd beschikbaar, gesynchroniseerd en gedeeld met Google Apps werkt uitstekend. De keuze voor WordPress voor de website bevalt, we worden steeds beter in het zinvol benutten van de (vele) mogelijkheden. De volgende slag gaat over vormgeving, maar daarover hieronder meer. We hebben de eerste e-zine verstuurd met MailChimp en dat werkte heel mooi, we zijn er alleen van geschrokken dat 3 mensen die zich wilden afmelden voor de e-zine op de ‘dit is spam’ knop drukten. Dat vindt MailChimp niet zo leuk (en wij ook niet natuurlijk). De statistieken van onze website volgen we met Google Analytics en Woopra. De laatste is vooral leuk omdat je daar real-time mee kunt kijken wat er op je website gebeurt. Over eReceptionist twijfelen we nog of het keuzemenu waar een beller in terecht komt niet afschrikt (we hebben wat telefoontjes gehad zonder dat er een bericht is achtergelaten en dat stemt tot zorg…).

Vormgeving

Het ontwerp van het logo van Budeco en de huisstijl ontwerpen (briefpapier, visitekaartjes, etc) heeft de Regiekamer voor ons verzorgd, uiteraard in nauwe samenspraak. De Regiekamer is ideaal voor bedrijven die zelf niet de expertise, het netwerk en de tijd hebben om zich direct bezig te houden met het vinden en aansturen van vormgevers, drukkers, en dergelijke. De extra kosten voor hun inzet verdien je terug door de kosten die je bespaart door niet zelf de inkoop en onderhandeling te hoeven doen.

Waren we in eerste instantie vooral enthousiast over de functionaliteit van onze nieuwe website, toen dat zo’n beetje op orde was kregen we snel behoefte om meer aan de vormgeving te doen. Vandaag (5 november) hebben we een afspraak met een in WordPress gespecialiseerde vormgever om de final touch te doen.

Foto’s

Veel opmerkingen gekregen over de niet al te professionele foto’s die we van onszelf gebruiken en toegegeven, dat waren ze ook niet. W Vermeulen Fotografie deed een shoot met ons en dat leverde een set mooie foto’s op. De eerste hebben we snel op de site gezet, samen werken we de komende weken nog aan het uitkiezen en afwerken van de finale set. En wij hebben W Vermeulen Fotografie geholpen met het ontwikkelen van nieuwe business.

Klanten en contacten

Gelukkig, we hebben contacten, afspraken, offertes die deur uitgaan en zelfs al die getekend terugkomen! En nou kunnen we dat allemaal gaan bijhouden in een spreadsheet, maar sommige dingen moet je echt goed willen doen, en het beheer van onze klantcontacten is er een van volgens ons. Is het mogelijk om veel functionaliteit goedkoop of zelfs gratis te krijgen, dat lukt hiermee niet. Bij Salesforce zijn we minstens € 70 euro per gebruiker per maand kwijt, bij Highrise is dat $ 49,- dat maakt dus nogal uit. Vergelijkbare functionaliteit en Highrise integreert heel mooi met MailChimp en omdat we dat ook gebruiken is dat natuurlijk plezierig.

Vinden en gevonden worden

Sinds 4 november hebben we een Google Pagerank (1). Nou is pagerank niet meer zo belangrijk voor Google bij de classificatie van zoekresultaten als het ooit was, maar het is ook niet vervelend. Het aantal hits dat we krijgen op de website vertoont een gestaag stijgende lijn en daar werken we actief aan. Linkbuilding (zorgen dat andere sites naar ons linken) is daar een belangrijk middel voor. We adverteren voor onze training Sociale Netwerken met Adwords en wat ook tot goede scores in Google leidt is vermelding van onze cursus op Eventbuzz en Eduhub. Natuurlijk Twitteren we onze berichten en Retweeten we ze met verschillende accounts en steeds meer mensen zijn zo vriendelijk dat ook te doen. Tot slot sturen we af en toe een persbericht en dat gaat heel goed met EZPress, waar je makkelijk persselecties mee kunt maken. Kost wel € 89,- per bericht, dus dat kan alleen uit als je er maar een paar per jaar verstuurt anders kan je beter zelf een perslijst opbouwen.

Volgende keer

We zijn in een goede drie maanden al een heel eind gekomen, maar we zijn er nog niet. Volgende keer o.a. meer over de business zelf. Wat doen we, wat willen we doen en wat vinden (potentiële) klanten daarvan?

Budeco – the making of is een serie blogs over de start en het verder uitbouwen van Budeco - the Business Development Company.

Zoals we onder andere op Twitter beloofd hebben, bieden we graag inzicht in onze eerste stappen om van Budeco een succes te maken. Natuurlijk willen we een moderne organisatie zijn, zonder de ballast die traditionele bedrijven in de loop der jaren opbouwen. Van scratch en dan ook lean and mean. Alleen wat we echt nodig hebben, met gebruikmaking van slimme nieuwe mogelijkheden…

Voor de mail en de agenda’s waren de eisen vrij snel duidelijk. We willen altijd en overal inzicht in onze actuele mail en agenda en ook in elkaars agenda’s, via desktops, laptops en mobiele telefoons. En we willen ons geen zorgen maken over opslaglimieten en mails die te groot zijn of mailboxen die moeten worden opgeschoond. De meeste bedrijven die dit willen regelen kiezen voor een Microsoft Exchange oplossing. Afgezien van de hardware en de licenties per jaar kost dat al bijna € 1.500 dus daar wil je twee keer over nadenken.

Mail en agenda

Na enig wikken en wegen besloten we over te gaan op Google Apps. Voor € 80,- per jaar hebben we daarmee mailafhandeling op ons eigen domein, 25 Gigabyte per gebruiker opslagruimte, continue synchronisatie op desktops en mobiel, bijgewerkte en gedeelde agenda’s. En dat zonder dat we ons zelf druk hoeven maken over hardware en het beheer daarvan of van de daarop geïnstalleerde software, want Google Apps is volledige software as a service (SaaS). Zitten er ook nadelen aan? 4 weken geleden was de web-interface van Google Mail 1 dag down, maar die gebruiken we nauwelijks…de meer relevante IMAP server is nog nooit down geweest.

Website

Onze website hosten we vooralsnog bij een Nederlandse provider, maar we overwegen om over te stappen op Dreamhost. Dan dalen onze kosten naar zo’n $ 100 per jaar voor een website met alle scripting en database ondersteuning die je maar kunt bedenken, 10 Gigabyte storage en 100G dataverkeer per maand. Dat is zo’n 80% goedkoper dan welke willekeurige andere aanbieder dan ook in Nederland… Nadelen? Wij kunnen ze niet echt bedenken…

De site is gebouwd in WordPress, een open source platform om sites mee te ontwikkelen. Het is nog even zoeken naar de juiste template, maar het wordt steeds beter (suggesties blijven welkom). Als we helemaal tevreden zijn over de structuur zetten we de laatste puntjes op de vormgevings. Kosten: geen.

Goed. We hebben mail, agenda’s en een website. Ready to roll…. Klanten, prospects! We moeten mensen naar onze website krijgen!

E-zine

We gaan regelmatig een e-zine uitsturen met interessante items over business development in het algemeen en wat Budeco doet in het bijzonder. Die gaan we naar onze relaties sturen, dus die moeten eerst weten wat we nu aan het doen zijn en dat ze een e-zine kunnen verwachten. Om te oefenen besluiten we om onze gepersonaliseerde mails te versturen met de online tool waarmee we ook onze e-zine gaan versturen: MailChimp. Met MailChimp kan je van elke e-zine real time volgen wat de open-rate is (hoeveel mensen hebben de mail gelezen), de click-rate (hoeveel mensen hebben geklikt op een van de onderwerpen uit de e-zine), en krijg je rapportages over alles wat belangrijk is om te weten. Bovendien werkt het mooi samen met social networks als Twitter en Facebook en integreert het de resultaten daarvan ook. 30 dollar per maand, onbeperkt e-zines sturen naar maximaal 2500 mensen. Wij zitten iets boven de 1000 dus we hebben nog even te gaan.
Wil je het ook gaan gebruiken? Neem contact met ons op en we helpen je op weg.

Statistieken

Ook altijd een heel gedoe: goede informatie over het bezoek op je website. Er zijn gratis pakketjes die een hoop nadelen hebben, we gebruiken Google Analytics, maar we vullen het aan met Woopra.com. Woopra geeft heel overzichtelijk inzicht in het bezoek op www.budeco.nl. Zelfs real-time, dus direct na het versturen van onze eerste e-zine konden we live kijken uit welke delen van de wereld er naar onze website werd geklikt, want dat is natuurlijk het primaire doel van de nieuwsbrief. Goede kans dat u dit artikel leest naar aanleiding van de nieuwsbrief! Kosten: 0 euro.

Telefoon!

We hopen natuurlijk dat u nu denkt: ‘Budeco, die pakken het slim aan. Daar moet ik eens mee gaan praten’, dus we moesten nog een bedrijfstelefooncentrale hebben. Bij afwezigheid van een bedrijfspand en een full time telefoniste was dat even een uitdaging, maar we hebben (uiteraard) een virtuele oplossing gevonden: ereceptionist.nl. Als u ons belt op ons nummer 0844 305 901 krijgt u een net keuzemenu dat u helpt doorverbinden naar de Budeco collega van uw keuze. Als we even druk zijn met een klant kunt u een berichtje inspreken dat wij dan direct per sms en e-mail doorgestuurd krijgen, dus langer dan een uur hoeft u nooit op onze reactie te wachten! Kosten: normaal € 19,95 per maand, maar we hadden geluk en profiteerden van een aanbieding: € 0,- euro. Dezelfde service regelt overigens ons (heel beperkte) faxverkeer.

Volgende keer

We zijn in een goede anderhalve maand al een heel eind gekomen, maar we zijn er nog niet. Volgende keer meer over hoe we persberichten gaan versturen zonder persbestand, adverteren via AdWords, we moeten nog een oplossing vinden voor ons gezamenlijk bestandsbeheer en met het toenemen van de leads hebben we (gelukkig) nu al dringend behoefte aan een tool om onze klanten en projecten mee te overzien. We kijken naar SalesForce, maar ook naar een aantal interessante alternatieven.

Net als veel andere sectoren in de economie heeft ook het slijterijgilde het zwaar te verduren sinds de financiële crisis is begonnen. Ongetwijfeld zijn er wat bankmanagers aan de drank geraakt, maar over all is het niet genoeg om de algemene terugloop te compenseren. In 2008 daalde de omzet van slijterijen in Nederland met 2,4%[1] en de cijfers over 2009 zullen niet veel beter zijn zo laat het CBS t/m juli 2009 zien. Alleen al in augustus gingen er 25 slijterijen op de fles en een veelvoud loopt langs het randje.

Delen als geen ander
Zo niet Slijterij Wijnhandel de Vuurtoren in Breskens van Petra de Boevere. Deze Slijterij heeft een uitstraling en bekendheid die ver voorbij de grenzen van de Breskens en zelfs de provincie Zeeland reiken. Klanten uit de provincie Groningen bestellen in haar webshop, De Boevere (ging werken op haar 16^e) houdt lezingen voor genodigden van Minister Verhagen van Buitenlandse Zaken (zijn eerste Twitterborrel) en geeft binnenkort gastcollege op Universiteit Nyenrode, ze ontwikkelde samen met klanten een heel nieuwe hippe jenever (Zeeuwier) die Jonnie Boer overweegt te gaan schenken in zijn 3-sterren restaurant de Librije en de eerste exportplannen naar België en Japan liggen al op de spreekwoordelijke tekentafel.

Wat onderscheidt De Vuurtoren nu van andere slijterijen? Net als voor elk midden- en kleinbedrijf helpt het als de eigenaar een visie heeft, passie voor zijn producten, ongebreideld doorzettingsvermogen en een natuurlijke drijfveer om de hele wereld te vertellen hoe goed hij of zij wel niet is. De Boevere heeft dat allemaal, en misschien wel meer. Als bijna vanzelf is zij de mogelijkheden van internet gaan gebruiken, al voordat er termen als sociale netwerken voor bedacht waren. Zij zag het vooral als een handige manier om nog meer mensen te betrekken bij haar passie voor dranken.
De Boevere:

”Ik noem mezelf een vakidioot omdat ik de passie die ik heb voor dranken in al hun facetten graag met iedereen wil delen.”

En delen doet ze als geen ander. Sinds 2003 schrijft ze bijna dagelijks op haar weblog Meisje van de Slijterij. Ze heeft 440 fans op Hyves, maar dat is niks vergeleken bij de duizenden bezoekers die haar verschillende weblogs elke maand trekken en de meer dan 3.400 volgers die ze heeft op haar Twitter Slijterijmeisje.

Webomzet
Dat is natuurlijk leuk voor het ego van De Boevere en om jezelf succesvol te presenteren –zeker op internet- moet je vooral geen last hebben van valse bescheidenheid; maar levert het ook op? Want zeker is dat het tijd kost. Helaas geeft De Boevere weinig harde cijfers, maar wat ze wel kwijt wil is dat inmiddels ongeveer 25% van haar omzet uit haar webshop komt. Dat lijkt niet veel maar voor een traditionele buurtwinkel die een zelfstandige slijter haast per definitie is, is het een indrukwekkend gegeven. Zelfstandige slijterijen halen een gemiddelde omzet van ongeveer 500.000 euro[2], waar in het geval van De Boevere dus een webomzet bijkomt van ongeveer 150.000 euro. Voorwaar geen slechte prestatie voor een whiskeyliefhebster in Breskens.[3]

Co-creatie
De mogelijkheden die internet tegenwoordig biedt reiken ook voor slijters verder dan het vinden van nieuwe wegen om naamsbekendheid en merkbeleving te creëren. Het samen met klanten ontwikkelen van producten staat ook wel bekend onder de term co-creatie en is er wordt voorlopig nog meer over gesproken dan dat het daadwerkelijk wordt gedaan. De Boevere heeft haar eerste echte schreden evenwel al gezet. Zij ontwikkelde een nieuwe, licht zilte jenever samen met producent Rutte en met haar Twitter-volgers (Twitter-vrienden volgens De Boevere) die betrokken werden bij de positionering, de vormgeving en de naam: ‘’Zeeuwier’’. De Boevere: ‘‘en het mooie was dat ik daardoor al heel veel publiciteit kreeg ook al voordat het product er was’’. Hoor De Boevere zelf over het ontstaan van haar nieuwe jenever in bijgaand fragment uit een interview dat Budeco onlangs met haar hield (klik op de play-button).

Toekomst
Doet De Boevere alles goed? Wat ze vooral heel goed doet is uitgaan van haar passie en die leidend laten zijn. Ze stelt de mogelijkheden van internet en sociale netwerken ten dienste van haar doel, het uitdragen van haar passie en een succes maken van haar bedrijf. Nieuwe technologieën zijn geen doel op zich en mogen dat ook nooit worden, dat begrijpt De Boevere heel goed. Laat ze kansen liggen? Op het oog wel. Ondanks de verbondenheid die haar Twitter vrienden blijkbaar met haar voelen, krijgen die maar heel mondjesmaat commerciële uitnodigingen van haar.